Création de fichiers PDF sur Mac et sur PC

Dans l’article « créez des livrets »nous avons découvert comment imprimer des livrets en recto-verso depuis un fichier PDF, oui mais comment créer des fichiers PDF ?
Dossier complet sur http://www.communautes-numeriques.net/content/pdf.aspx

Créer un fichier PDF depuis Microsoft Word 2007.
	Office 2007 permet de créer des fichiers PDF, sous réserve d’avoir téléchargé l’additif gratuit.
Allez dans le menu fichier, enregistrer sous, XPS ou PDF. Dans la boîte de dialogue options sélectionnez, éventuellement les pages à imprimer et cliquez sur OK.

Sélectionnez le type de fichier (ici PDF) et cliquez sur publier. Word 2007 créera un fichier PDF avec l’extension .pdf. Eventuellement on utilisera le logiciel Adobe Acrobat (standard ou professionnel) pour réduire la taille du fichier. Attention : ne confondez pas le logiciel Adobe Reader (ex Acrobat Reader) qui est gratuit, et le logiciel Acrobat (version standard ou professionnel) qui est payant.

Créer un fichier depuis Microsoft PowerPoint 2007
	Après avoir sélectionné la création d’un fichier PDF, choisissez ce que vous voulez imprimer, les diapositives ou le pages de commentaires et enregistrez le fichier PDF (reportez à la procédure pour Word).

Utiliser un programme tiers pour créer un fichier PDF : CutePDF.

Sur les conseils éclairés de Laurent Gébeau, le dynamique webmestre des Communautés Numériques, je vous propose d’examiner une alternative à la version Office 2007 (et son additif) pour créer un fichier PDF. Peut-être utilisez-vous une version moins moderne de Microsoft Office, ou un logiciel compatible (qui n’a pas la facilité de créer un fichier PDF) ? Je vous propose de télécharger CutePDF qui est un logiciel gratuit depuis l’incontournable site de « Comment ça marche », qui m’a été proposé par le moteur Google.

Il faudra télécharger et installer 2 programmes, CutePDf et PS2PDF (suivez les instructions données). Notez que CutePDF est installable sous Windows xp ou Windows Vista.

Création d’un fichier PDF avec CutePDF depuis Word 2007.
	Reprenons notre article précédent sur la publication de livret sur un PC. Cet article a été écrit sous Word 2008 (extension .docx) ; j’ouvre le fichier sous Word 2007 et je vais utiliser une imprimante virtuelle créée par CutePDF, au lieu d’utiliser la facilité offerte par Word 2007.
Notez que vous pouvez sauvegarder le fichier issu de Word 2008 (Mac) ou Word 2007 (Win) en une version compatible Word 97 à Word 2004 (extension .doc), de telle façon que ce document puisse être relu par Word 97 à Word 2003 (PC) ou Word 2001 à Word 2004 (Mac).
Allez dans le menu imprimer, puis choisssez l’imprimante, ici CutePDF Writer, indiquez, éventuellemnt une sélection de page à imprimer, les pages impaires et paires, impaires ou paire, mise à l’échelle (ici A4).

Sauvegardez dans un dossier le fichier PDF ainsi constitué. Vous pourrez l’imprimer avec Adobe Reader, soit en imprimant les pages telles quelles, soit en créant un petit livre (booklet in english) comme cela a été expliqué dans notre article « créez un livret ».

Création d’un fichier PDF avec CutePDF depuis PowerPoint 2007.
Comme pour l’impression d’un fichier Word, allez dans le menu imprimer, choisissez l’imprimante virtuelle CutePDF Writer et les options d’impression de votre présentation ; ici je vais imprimer les pages de commentaires et sauvegarder le fichier ainsi fabriqué dans une dossier.

Création d’un fichier PDF depuis OpenOffice.org Writer 2.4
	Notre petit tour d’horizon sur la création de PDF depuis un logiciel de traitement texte ne serait pas complet sans aborder un logiciel compatible avec Microsoft Office : OpenOffice.org Writer. La suite OpenOffice est gratuite et elle est téléchargeable à l’adresse www.openoffice.org. Le traitement de texte openoffice writer comprend une facilité de création de fichier PDF, de base. J’ouvre mon fichier en format Word 2008, avec l’aide de Connexion Bureau à Distance 2.0 b3, à travers mon réseau, sur le PC. Pour créer le fichier PDF je vais dans le menu fichier exporter au format PDF. Il est aussi possible d’utiliser l’imprimante CutePDF writer, si vous avez installé CutePDF.
	Avant de cliquer sur export choisissez le taux de compression JPG (ici 90%) ; cela influera de façon significative sur la taille du fichier PDF. Par exemple le fichier sur la création de livret pèsera : 2,4 Mo avec un taux de 90% et 1,1 Mo avec un taux de 50%.

Création d’un fichier PDF depuis Word 2008.
La création d’un fichier PDF sous Mac OS X est standard ; nul besoin ajouter un programme (gratuit ou payant), excepté si vous voulez créer un livret (reportez vous à notre article « créez un livret »). Allez dans le menu fichier, imprimer, enregistrer en format PDF et sauvegardez le fichier dans un dossier.

Création d’un fichier PDF depuis PowerPoint 2008.

Allez dans le menu fichier, imprimer, choisissez le nombre de diapositives à imprimer sur une page, ou les commentaires, puis enregistrer en format PDF et sauvegardez le fichier dans un dossier. Avec PowerPoint 2008, la taille du fichier PDF, diapositives avec commentaires est prohibitive pour envisager de mettre le fichier sur Internet. La présentation « premiers pas avec Outlook 2007 » pèse 385,9 Mo avant optimisation par Acrobat standard 6.0, et 179 Mo après optimisation.

De l’utilité d’optimiser (éventuellement) la taille des fichiers PDF.

Suivant les logiciels ou les systèmes d’exploitations utilisés, la taille des fichiers PDF peut être plus ou moins importante et peut dépendre aussi des options prises (fichier pour affichage seulement, ou pour impression, ou pour les deux, compression éventuelle des images...).

Si j’estime que la taille du fichier est trop importante, je me fais aider par Adobe Acrobat 6.0 standard sur mon Mac.

Pour publier mes présentations crées avec Microsoft PowerPoint 2008, je passe par Keynote 4.0.3 avec 2 ou 3 diapositives par page, avec les commentaires pour générer les PDF.

Les documents utilisés dans cet article sont :

- Création de livret, document Word 4 pages A4 taille : 5,1 Mo en format .docx.
voyez la page http://www.communautes-numeriques.net/content/imprimerlivret.aspx

- Premiers contacts avec Outlook 2007, présentation PowerPoint, 141 diapos 16,5 Mo en .pptx (soit 141 pages avec l’option commentaires).
voyez la page http://www.communautes-numeriques.net/content/messagerie.aspx#outlook2007

Type de document	Logiciel utilisé	Taille du PDF	Taille PDF après Optimisation par Acrobat 6.0 standard
Traitement de texte 4 pages	Word 2008	5,1 Mo	480 Ko
	Word 2007 PDF	1,48 Mo
	Word 2007 avec CutePDF	1,8 Mo
	OpenOffice Writer PDF	2,4 Mo (90%) 1,1 Mo (50%)
Présentation avec commentaires 1 diapo par page, 141 diapositives	PowerPoint 2008	385,9 Mo	179 Mo
	PowerPoint 2007 PDF	13,5 Mo
Présentation avec commentaires 3 diapos par page, 141 diapositives	Keynote 4.0.3		3,4 Mo

NB :
Word 2008, PowerPoint 2008, Keynote : logiciels tournant sous Mac OS X.
Word 2007, PowerPoint 200, CutePDF logiciels tournant sous Windows.
OpenOffice.org, il s’agit ici de la version Windows (disponible aussi sous Mac OS X).

Réduction de la taille du fichier PDF avec Acrobat 6.0 standard.
	Pour réduire la taille de certains de mes fichiers PDF que je publie sur Internet j’utilise Acrobat 6.0. Je rappelle qu’Acrobat n’est pas à confondre avec Adobe Reader (ex Acrobat Reader).

yves.cornil@microcam06.org